Geheimhoudingsverklaring – bescherm je gevoelige data

Een geheimhoudingsverklaringheet internationaal een non-disclosure agreement. Kort gezegd, een NDA. Als ondernemer bescherm je gevoelige gegevens in zo’n NDA. Je wilt namelijk niet dat de concurrent precies achter het reilen en zeilen van je onderneming komt. Een NDA zorgt er dus voor dat je bedrijfsgeheimen ook echt geheim blijven. Soms moet je voor je bedrijf wel informatie delen met een ander. Om zo het bedrijfsproces niet in gevaar te brengen. Maar je wilt niet dat die ander de gegevens doorsluist. Daarom stel je dan ook een NDA op. Niet alle gegevens behoeven zo’n NDA. Maar bij het volgende is het wel zeer wenselijk zo’n geheimhoudingsverklaring op te stellen:

• als personeel vertrouwelijke informatie krijgt

• als je gevoelige info moet toevertrouwen aan derden (ZZP’er, freelancer)

• bij investeringen in een product of dienst van jou

Snel voor elkaar

Een NDA is vlot geregeld. Je hebt geen selectie aan juridische deskundigen daarvoor nodig. Er zijn adequate servicebureaus voorhanden bij wie je een NDA kunt laten opstellen. Zelfs online kun je via een NDA-generator exact dat document op laten stellen dat jouw situatie volkomen dekt. Zo krijg je een document dat geldig is binnen Nederlands recht; ook al heb je de tekst in het Engels laten zetten.

Waar bestaat zo’n geheimhoudingsverklaring precies uit?

Dat bepaal je uiteindelijk zelf. Het is wel zo dat sommige elementen bijna altijd aanwezig zijn in zo’n document:

• wat onder de geheimhoudingsplicht valt

• tot hoe ver de geheimhoudingsplicht strekt

• waarom de vertrouwelijke informatie gedeeld wordt

• hoe lang de geheimhoudingsverklaring geldig is

• welke boetes er volgen als er niet wordt nagekomen

• welke juridische maatregelen volgen als niet wordt voldaan aan de NDA

• alle data van de partijen die ondertekenen

Wel type gegevens noodzaakt een geheimhoudingsverklaring?

Een NDA stel je op omdat er vertrouwelijke gegevens worden uitgewisseld. Die hebben nooit een openbaar karakter. Informatie die voor iedereen in te zien valt, hoeft natuurlijk niet te worden afgeschermd met een NDA. Ook informatie die algemeen bekend is, komt niet in zo’n document terecht. Anders is het met data die de concurrentie beter niet weet. Op het moment dat jij gevoelige informatie deelt met een derde, bestaat de kans dat die derde het

(per ongeluk) toch doorgeeft. Om dat te verhinderen stel je dus een NDA op. Dat kost niet veel geld en zet je positie veel sterker, mochten er alsnog gevoelige gegevens ‘gelekt’ zijn.

Rechtskracht van een NDA

Wie precaire informatie gaat delen, moet zich ervan verzekeren dat die gegevens ook blijven bij de personen aan wie ze zijn toevertrouwd. De partij die van jou zulke data ontvangt, wordt met het ondertekenen van een NDA zich er ten volle van bewust dat die gegevens niet aan de grote klok gehangen mogen worden. Door middel van een NDA sta je juridisch sterk wanneer geheimen toch doorgesluisd worden. Want een NDA sluit exact aan op de Wet bescherming bedrijfsgeheimen (2018). Is eenmaal duidelijk geworden dat een freelancer of investeerder toch wat makkelijk met de gevoelige data is omgegaan? Dat je bedrijfsgeheimen toch op straat zijn komen te liggen? Dan kun je het boetebeding in je geheimhoudingsverklaring in werking stellen en schadevergoeding eisen.